over ons
Bij contractmanagement denkt u misschien als eerste aan het bewaken van afspraken met een opdrachtnemer. Maar het werk van een contractmanager begint al voordat er überhaupt een contract is.
Welke partij wilt u bij een project betrekken? Wanneer heeft u kennis uit de markt nodig? Hoe richt u de aanbesteding in? En hoe zorgt u er na gunning voor dat opdrachtgever en opdrachtnemer daadwerkelijk goed samenwerken?
Contractmanager Tjaco van den Berg werkt binnen verschillende infrastructurele en waterbouwkundige projecten aan precies deze vraagstukken. Volgens hem is contractmanagement grofweg op te delen in drie fases: de inkoopstrategie, de aanbesteding en de contractbegeleiding tijdens de uitvoering.
De eerste fase begint met een strategische vraag: hoe gaan we de markt benaderen?
Een belangrijke keuze is het moment waarop een uitvoerend aannemer wordt betrokken. Dat kan bijvoorbeeld al tijdens de planuitwerking. Opdrachtgever en aannemer kunnen het ontwerp dan gezamenlijk verder ontwikkelen. Een andere mogelijkheid is dat de opdrachtgever het ontwerp zelf of met een ingenieursbureau uitwerkt en daarna pas de uitvoering aanbesteedt.
Welke aanpak geschikt is, hangt sterk samen met de kenmerken en risico’s van het project. Zijn er technische of uitvoeringsrisico’s waarvoor vroegtijdig kennis vanuit de markt nodig is? Welke risico’s kan de opdrachtgever zelf beheersen? En welke verantwoordelijkheden wilt u bij de markt neerleggen?
Op basis daarvan kunnen verschillende scenario’s voor de marktbenadering, aanbestedingsvorm en contractvorm worden uitgewerkt.
Tjaco doet dit bijvoorbeeld voor een dijkversterkingsopgave van Waterschap Scheldestromen binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Samen met het IPM-projectteam werkt hij toe naar een gedragen marktbenaderingsstrategie voor de planuitwerking en realisatie.
Als duidelijk is hoe de markt wordt benaderd, begint de voorbereiding van de aanbesteding.
De gemaakte keuzes worden eerst vastgelegd in een inkoopplan.
Daarin moet vooraf duidelijk zijn wat de scope van de aanbesteding is, hoe de procedure verloopt, wat de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen zijn en op welke criteria inschrijvingen worden beoordeeld. Vervolgens zorgt de contractmanager er met het hele team voor dat de documenten worden opgesteld waarmee marktpartijen daadwerkelijk worden benaderd.
Niet alleen de voorbereiding, maar ook de aanbestedingsfase zelf vraagt om grote zorgvuldigheid. Alle deelnemende partijen moeten namelijk dezelfde uitgangspositie hebben voor het opstellen van de inschrijving. Relevante informatie die aan één partij wordt verstrekt, moet ook voor andere deelnemers beschikbaar zijn.
Tegelijkertijd moet de contractmanager naar binnen blijven kijken. Ook het eigen projectteam moet tijdens de aanbestedingsfase betrokken blijven. Zodra de gunning plaatsvindt, moet niet alleen de opdrachtnemer klaarstaan, de opdrachtgever zelf ook!
Na de gunning begint een heel andere dynamiek.
De contractmanager bewaakt vanaf dat moment onder meer de formele processen rond documenten, wijzigingen en financiële zaken. Maar volgens Tjaco is dat slechts een deel van het werk.
De samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt minstens zo belangrijk.
Daarom begint de uitvoeringsfase bij voorkeur met een uitgebreide project start-up. Beide partijen bespreken verwachtingen, risico’s en de manier waarop zij willen communiceren. Ook mogelijke irritaties en negatieve ervaringen uit eerdere projecten mogen daarbij op tafel.
Zoals Tjaco het verwoordt: “Je kunt maar één keer een goede start maken. Als je een valse start maakt, draag je dat eigenlijk het hele project met je mee.”
Bij de waterdoorlaat in de historische sluizen van Halfweg voor Hoogheemraadschap van Rijnland komt die rol duidelijk naar voren. Tjaco begeleidt daar het contract tijdens de uitvoering en bewaakt de belangen en perspectieven van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer en bewaakt daarmee het projectbelang. Een contractmanager is als het goed is een verbinder!
De drie fases laten zien waarom contractmanagement veel breder is dan het beheren van een contract.
Aan de voorkant helpt de contractmanager om strategische keuzes te structureren. Tijdens de aanbesteding zorgt hij voor een zorgvuldig proces. En tijdens de uitvoering verbindt hij contractuele afspraken met de dagelijkse praktijk en de samenwerking tussen partijen.
Juist die combinatie helpt om complexe projecten beheersbaar te houden.
Werkt u aan een project waarbij marktbenadering, aanbesteding en contractbeheersing samenkomen? Quadraat Projectmanagement ondersteunt u gedurende het volledige contractproces. Neem contact met ons op.
Neem contact op
