over ons
De marktbenaderingsstrategie staat en de aanbestedingsvorm is gekozen. Dan volgt de volgende stap: de aanbesteding.
Volgens contractmanager Tjaco van den Berg zit de uitdaging daarbij niet alleen in het beoordelen van de uiteindelijke inschrijvingen. Juist de voorbereiding bepaalt voor een belangrijk deel of het proces zorgvuldig verloopt.
De gekozen strategie wordt eerst vastgelegd in een inkoopplan. Vervolgens wordt deze vertaald naar de documenten waarmee marktpartijen worden benaderd, zoals een selectie- of aanbestedingsleidraad.
Daarin moet vooraf duidelijk zijn hoe de procedure verloopt, welke eisen gelden en op welke criteria de inschrijvingen worden beoordeeld. Ook de verhouding tussen prijs en kwaliteit moet helder zijn.
“Het belangrijkste is dat je vooraf richting de markt haarscherp duidelijk maakt wat de eisen zijn en hoe je gaat beoordelen.”
Onduidelijkheid over eisen of beoordelingscriteria kan achteraf leiden tot discussie en bezwaren. Een zorgvuldige voorbereiding helpt dit te voorkomen.
Tijdens de aanbesteding moeten alle deelnemende marktpartijen dezelfde uitgangspositie hebben.
Dat betekent dat zij over dezelfde relevante informatie moeten kunnen beschikken. Wanneer één partij aanvullende informatie krijgt waarmee zij een betere of gerichtere inschrijving kan maken, ontstaat een ongelijk speelveld.
Inhoudelijke vragen verlopen daarom via gereguleerde vragenrondes. Relevante antwoorden worden vervolgens gedeeld met alle deelnemende partijen.
“Als de ene partij meer informatie heeft gekregen dan de andere, heb je een probleem. Alle partijen moeten dezelfde uitgangspositie hebben.”
De contractmanager bewaakt dit proces samen met de inkoper.
Een goede aanbesteding draait niet alleen om de markt. Ook het eigen projectteam moet klaar zijn voor de volgende fase.
Een aanbesteding kan maanden duren. Wanneer de interne organisatie in die periode afstand neemt, kan na de gunning een lastige situatie ontstaan. De opdrachtnemer staat klaar om te beginnen, terwijl het opdrachtgeversteam opnieuw moet bepalen hoe het de uitvoering wil organiseren.
“Tijdens een aanbesteding moet je de interne organisatie betrokken houden, zodat die klaarstaat op het moment dat je gunt.”
Tjaco heeft deze fase onder meer meegemaakt bij projecten voor Hoogheemraadschap van Rijnland. Bij de waterdoorlaat in de historische sluizen van Halfweg sloot hij aan tijdens de aanbesteding en was hij betrokken bij het laatste gedeelte van het proces, waaronder de beoordeling en voorlopige gunning.
Een goede aanbesteding selecteert daarmee niet alleen een geschikte opdrachtnemer. Ze zorgt er ook voor dat beide organisaties klaarstaan om na de gunning samen aan het project te beginnen.
Ondersteuning nodig bij een aanbesteding? Quadraat Projectmanagement helpt u bij de voorbereiding en begeleiding van het aanbestedingsproces. Neem contact met ons op.
Neem contact op
